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時間管理--運用晨間日記做好檢視與更新

來源::未知 | 作者:admin | 本文已影響
 
我們建立系統后,并不表示事情就此結束了,為了系統能夠順利運轉,我們就必須做好檢視的工作。晨間日記是twhsi檢視及同步時相當重要的工具,長期寫日記,就形成了個人寶貴的資料庫,筆者可以藉此檢視自己某一段時間內的作息及執行效果,并更新自己的行動系統,是很棒的一個習慣。

 

 

 

何謂檢視?就是利用時間回去檢視及更新系統內清單及檔案的工作,并作成工作紀錄。我一直覺得看過并不算檢視,寫下來才是。所以我的檢視方式偏向于寫下某些的事情,來作為檢視完成事項的參考資料。筆者也在此介紹我每日、每周、每半年的檢視方式及更新的想法和大家交流。

 

(1)晨間日記

到今天,twhsi已經累積了670篇晨間日記,我在這六百多天的日子里,自覺得有很大的進步。蘇格拉底說”沒有檢視的人生不值得活”,而晨間日記,正是我檢視自己的第一個工具,也是最重要的工具。

每天早上6點,我簡略用點早餐、晨讀一下經典、做些運動,就開始坐下來寫日記;先寫寫昨天發生的重要事情,紀錄一下自己五件做得不錯的事情在成功日記欄位中,回想一下,昨天為了心愛的老婆和兒子做的事情,寫一下和朋友的互動,思考一下自己的健康狀況,看精力管理有無需要改進之處,填一填一整天思考時間管理有無值得寫下的想法,這樣花了約15分鐘的時間,就完成了一天的晨間日記。

 

利用Microsoft Excel來寫日記,利用早上來寫日記,利用曼陀羅圖來寫日記,是晨間日記的三個要點。對我而言,一早起來寫下晨間日記,幫助我沈淀昨天發生的一切人事物,并思索一下如何在今天的一天中做的更好,是一個充滿意義的晨間時間。好友老K告訴我,連她60歲的媽媽都開始寫晨間日記了,那您何時開始呢?

 

(2)每周檢視

每周twhsi都會利用周日的上午做一下每周檢視,主要有三個步驟

a. 前后七天日記:

筆者會先看看之前七天寫的晨間日記,看看自己這一周內完成了哪一些事情,接著看看去年后七天的日記,看看去年的這段時間做了哪些事情,例如早上我就看到去年的11月我們全家到臺灣南部墾丁渡假,度過快樂的三天,一下子,旅游的記憶便浮上心頭。

 

b. 檢視行動清單

接著twhsi會看一下自己所有行動的清單,我自己是用IGTD來管理所有的行動,除了已經由雜事加工成行動,并已經分場合、任務不同組織好,所以檢視起來很方便,能夠幫助我迅速厘清重點,決定近期應該要做事的方向,并將之寫在我的周計劃之中。

c. 檢視周行事歷

最后我會看一下我下一周的行事歷,提醒一下自己下周的重要事件。(通常不會很多,因為除非必要,我不會把事情放在行事歷)

每周檢視幫助我可以了解上一周自己做事情的方向,厘清下一周自己要做的事情,是一個每周執行的好習慣。

 

(3)半年檢視

每年的二月及八月,筆者會花三四個小時的時間,自問自答這些半年檢視問題(這是彼得.杜拉克設計的問題)

 

a.首先提到哪些事做得不錯?
b.指出表現未必很好,但已盡力去做的事。
c.檢討不夠努力的事。
d.毫不留情地批判做得很糟,或是根本沒做到的事。
e.最后的時間,規畫未來6個月的工作:該專注做哪些事?該改善哪些事?該學些什么?交一份報告給自己,說明了自己未來半年的工作與學習計劃。

twhsi會先瀏覽自己半年來的晨間日記,發表過的文章,看看自己討論區的留言,看看上次的半年檢視,之后回答上面五個問題。半年檢視讓自己擁有這半年明確的方向感,在永錫生活中有時迷惑的之際,就回去看看自己的半年檢視,就能夠找回自己的航道。


(4)更新

 

何謂更新?更新就是讓我們的行動清單,與事實一致。有了這樣的可被信任的清單,我們才會覺得這個清單有用,才會不斷的去維護好系統。要做好同步更新的動作,有以下三點值得注意。

 

a 時時清空–收件匣:

我的老爸在早上上班一到辦公室及下班后脫下衣服時,都會做清空收件匣的動作,這個習慣已經維持好幾十年了。我們必須常常做好清空收件匣,不然收件匣的東西,并不會自動執行,始終都在懸案的狀況。

 

b 再次加工行動清單

每周檢視的時候,也是筆者再次加工行動清單之時。有時候工作進展了,所以行動的事項就改變了。例如我有一個修理摩托車輪胎報胎的小任務,原本的工作事項是”打電話請李老板過來牽摩托車去修理”,這件事情完成后,我會加工成”打電話給李老板詢問修好的時間,并準備修理費”。這樣把行動做修正,合乎目前的狀況,就是再次加工行動清單。

c 制作每周計劃

每周twhsi都會在檢視行動清單時,都會把一些應該在本周完成的重要事項放在自己的每周計劃之中,這樣的益處是,當我在工作到一個段落時,回去每周計劃的表格中,立刻就能知道哪些事情還可以繼續處理。每周計劃就像是我這一周的羅盤,清楚的指出我這一周應該前進的方向。

更新和檢視這兩個工作常常是同時發生的,在檢視的同時,就想到哪些事情需要更新或加入,同步到系統之中。我們也會在之后的課程中對同步的執行方法做更深入的介紹。

 

結語

系統檢視及同步的工作,有以下幾點好處
* 清空我們的腦袋
* 讓我們的系統接近現實的狀況。
* 是一種心靈操練,幫助我們在面對一些突發狀況時,能憑藉直覺做出正確的判斷。
* 給我們更新過的完整行動清單,并找出最近重要的目標(周目標)

檢視及更新可以幫助我們瞭解自己,克服自己的缺點,尋求更好,更有意義的生命方向,是我很推薦的。

 

李開復先生的一本著作”做最好的自己”有一個英文的書名”Be Your Personal Best”,我很喜歡這個英文句子,我覺得我們生而為人,就不要放棄發揮自己潛力的機會。但是,很多人都缺乏合適的方法來做這件事情,這也就是我為何一直在寫作及演講時間管理的原因。時間管理只是一種方法論,其實不是最重要的,重要的,我們是不是一直擁有”Be Your Personal Best”的熱情。

 

下個階段,我們要介紹”晨間日記”,筆者會向大家,我最近的晨間日記心得,請大家繼續收看 :>


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